A posição:
O(a) Associado(a) de Aquisições e Logística é um membro da Equipa de Operações do Escritório de País e fornece suporte logístico e de compras para várias funções e operações do Escritório. Ele/ela será responsável pela aquisição de bens e serviços, bem como pelo fornecimento de suporte logístico para o projecto de 2,5 anos financiado pelo MEP/Banco Mundial ''Empoderamento de Raparigas - Aprendizagem para Todos''.
Você se reportará a:
Ele/ela se reportará directamente ao Gestor de Operações Internacionais (IOM).
Como você pode fazer a diferença:
O UNFPA é a principal agência da ONU para criar um mundo onde toda gravidez é desejada, todo parto é seguro e o potencial de todo jovem é realizado. O plano estratégico do UNFPA (2022-2025) reafirma a relevância da actual direcção estratégica do UNFPA e concentra-se em três resultados transformadores: acabar com as mortes maternas evitáveis; acabar com as necessidades não atendidas de planeamento familiar; e acabar com a violência de género e práticas nocivas. Estes resultados capturam os nossos compromissos estratégicos em acelerar o progresso em direcção à realização da CIPD e dos ODS na Década de Acção até 2030. O nosso plano estratégico apela aos Estados Membros da ONU, organizações e indivíduos a “construir melhor”, ao abordar os impactos negativos da pandemia da Covid-19 sobre o acesso de mulheres e meninas à saúde sexual e reprodutiva e aos direitos reprodutivos, recuperar ganhos perdidos e atingir os nossos objetivos.
Num mundo onde os direitos humanos fundamentais estão em risco, precisamos de funcionários éticos e com princípios, que incorporem essas normas e padrões internacionais e que os defendam com coragem e plena convicção.
O UNFPA está à procura de candidato(a)s que transformam, inspiram e entregam alto impacto e resultados sustentados; precisamos de colaboradores transparentes, excepcionais na gestão dos recursos que lhes são confiados e comprometidos com a excelência nos resultados dos programas.
Objectivo do trabalho:
O UNFPA Angola, em colaboração com o Ministério da Educação (MED) e o Banco Mundial (BM), está a lançar um novo ''Projeto Aprendizagem para Todos (PAT II)'' destinado a capacitar adolescentes e meninas em 779 escolas das 18 províncias, através de um melhor acesso aos serviços de saúde e informação para melhorar a qualidade da sua aprendizagem e permanência na escola.
Trabalhando num ambiente grande e complexo de Escritório Nacional (CO), o(a) Associado(a) de Aquisições e Logística será responsável pela prestação de serviços de qualidade em Aquisições, Logística em conformidade com todas as regras, diretrizes, processos e procedimentos relevantes. Ele/ela adopta uma abordagem voltada para o cliente e focada em resultados para interpretar as regras, procedimentos e diretrizes, fornecendo suporte aos projectos apoiados pelo CO e pelo UNFPA.
O(a) Associado(a) de Aquisições e Logística trabalha em estreita colaboração com a equipa de Programas e Operações, apoiando tanto o escritório nacional quanto os seus projectos. Espera-se que ele/ela apoie o escritório nacional nas áreas de aquisição, gestão de remessas, desalfandegamento, conformidade regulamentar e quaisquer outros assuntos relacionados com a gestão de suprimentos do programa no escritório de País em Angola. Ele/ela também assumirá a responsabilidade de estabelecer contacto com as partes interessadas relevantes para obter cartas de facilitação para remessas terrestres e garantir a conformidade com a política do UNFPA sobre a gestão de suprimentos do programa.
Você será responsável por:
todas as actividades a jusante da cadeia de abastecimento, incluindo:
A. Aquisições
- Fornecer suporte ao IOM na realização dos processos de aquisição, incluindo a preparação ou revisão e avaliação de Solicitações de Cotação (RFQs), Solicitação de Documentos de Proposta, bem como a condução da análise de cotação
- Apoiar a pesquisa de mercado e manter uma base de fornecedores precisa e activa em apoio aos requisitos de aquisição do UNFPA.
- Preparar relatórios e análises relacionados a aquisições; pesquisa e elaboração de respostas a indagações para deliberação da IOM;
- Revisar as solicitações de aquisição e iniciar os procedimentos de aquisição de equipamentos, suprimentos e serviços de escritório e projecto de forma transparente e económica.
- Auxiliar a IOM e os coordenadores de projectos no processamento de acordos de longo prazo pelas regras, regulamentos e procedimentos do UNFPA e fazer a ligação com outras agências da ONU para obter informações sobre LTAs/Contratos existentes para evitar a duplicação de esforços.
B. Logística
- Revisar e actualizar o Banco de Dados de Perfil do País para precisão e integridade;
- Concluir todas as actividades de coordenação pré-embarque do CO (verificações de prontidão do armazém, notificação de PIs, obtenção de documentação de desembaraço alfandegário, autorização de embarques, etc.);
- Manutenção oportuna de dados OTS que requerem entrada de CO (por exemplo, data de recebimento de documentos de remessa, data de chegada de mercadorias, etc.);
- Assegurar a conclusão atempada dos procedimentos de desalfandegamento;
- Coordenar e executar todas as etapas necessárias para receber e inspecionar com sucesso as remessas recebidas;
- Iniciar e documentar quaisquer comunicações relativas a discrepâncias, danos ou outros problemas identificados, por exemplo, durante o processo de recebimento e inspeção;
- Entregar as mercadorias nos armazéns do UNFPA ou PI
- Garantir que os documentos de entrega apropriados sejam prontamente preenchidos, assinados e devidamente arquivados;
- Realização de contagens e reconciliações de stock de inventário no país;
- Servir como ponto de contacto do CO para todos os casos envolvendo baixas de stock.
- Gerir inventário de stock e processos de relatórios, incluindo gestão de dados no UNFPA Shipment Tracker;
- Investigar e acompanhar todas as consultas relacionadas a commodities enviadas pelo UNFPA CO, parceiros de implementação, HQs, auditores e outras partes; e fornecer respostas imediatas e acompanhamento;
- Analisar requisições; comunicar-se com os solicitantes para garantir a correção dos dados inseridos no sistema ERP “Quantum”, clareza das especificações, adequação e correcção das informações, direitos e cálculos relevantes;
- Processar e emitir ordens de compra no Quantum para questões relacionadas a commodities; garantir acções correctivas oportunas sobre pedidos de compra no Quantum com erros de verificação orçamentária e outros problemas antes de encaminhá-los à Unidade Financeira para pagamento;
- Manter registos e acompanhar a gestão de mercadorias pendentes, incluindo o Sistema de Informação de Gestão Logística (LMIS);
- Revisar e validar as facturas do programa relacionadas às despesas, incluindo a ligação com o pessoal financeiro e/ou fornecedor envolvido para resolver quaisquer problemas;
- Auxiliar na organização de logística para workshops, treinamentos e retiros de escritório;
- Actuar como um back-stopper para o UNFPA IT/Procurement Associate na sua ausência.
C. Suporte Geral
- Substituir outros membros da equipa em funções selecionadas, conforme necessário.
- Desempenhar quaisquer outras funções que possam ser exigidas pela liderança do UNFPA
Qualificações e Experiência:
Educação:
Ensino médio completo exigido com certificação em Compras e Logística/Gestão da cadeia de suprimentos.
Diploma universitário de primeiro nível em Administração de Empresas ou áreas afins é desejável
Conhecimento e Experiência:
- 6 anos de experiência profissional relevante, preferencialmente em Desenvolvimento Internacional, Organizações Não Governamentais, Sector Público ou Privado.
- É necessário conhecimento prático do MS Office (em particular, aplicativos relacionados a banco de dados e análise de dados), sistemas ERP como PeopleSoft ou Oracle, sistemas de arquivo eletrónico e outros aplicativos de software são uma grande vantagem.
- É necessária experiência em trabalhar com compras e logística internacional, remessa e frete ou operações comerciais.
- Conhecimento de produtos relacionados à saúde reprodutiva e terminologia médica é um trunfo.
- Certificados relacionados a logística, remessa, frete e aquisição, como o CIPS, são um activo
- Uma compreensão completa do sistema da ONU em geral, e especialmente do mandato do UNFPA, suas políticas e operações, e tópicos actuais de desenvolvimento e questões políticas em Angola será um valor agregado
- Capacidade demonstrada para trabalhar em equipa
Línguas:
É necessário fluência em português e conhecimento prático de inglês.
Competências Necessárias:
Valores:
Exemplificando integridade,
Demonstrando compromisso com o UNFPA e o sistema da ONU,
Abraçando a diversidade cultural,
Abraçando a mudança
Competências essenciais:
- Alcançar resultados,
- Ser responsável,
- Desenvolver e aplicar experiência profissional/perspicácia nos negócios,
- Pensar analiticamente e estrategicamente,
- Trabalhar em equipa/gerir a nós mesmos e os nossos relacionamentos,
- Comunicação para impacto
Competências Funcionais:
- Advocacia/Avançando uma agenda orientada para políticas
- Alavancar os recursos dos governos nacionais e parceiros/construir alianças e parcerias estratégicas
- Oferecer programas baseados em resultados
- Comunicação interna e externa e advocacia para mobilização de resultados
Compensação e benefícios:
Esta posição oferece um pacote de remuneração atraente, incluindo um salário líquido competitivo, mais seguro de saúde e outros benefícios aplicáveis.
Isenção de responsabilidade:
O UNFPA não cobra nenhuma inscrição, processamento, treinamento, entrevista, teste ou outra taxa relacionada ao processo de inscrição ou recrutamento. Notificações, cartas ou ofertas fraudulentas podem ser enviadas para a linha directa de fraudes do UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm
De acordo com o Estatuto e as Regras do Pessoal das Nações Unidas, as pessoas que se candidatam a cargos na categoria profissional internacional, que possuam estatuto de residente permanente num país diferente do seu país de nacionalidade, podem ser obrigadas a renunciar a tal estatuto no momento de sua nomeação.
